STUDI KASUS PENERAPAN STANDAR TEKNIK

STUDI PENERAPAN ISO 9001 PADA LAYANAN ADMINISTRASI DI PERGURUAN TINGGI XYZ

ISO 9001 PADA PERGURUAN TINGGI

ISO 9001 adalah standar internasional tentang SMM dimana sebuah organisasi (ISO 9001, 2008)

• membutuhkan untuk memperlihatkan kemampuannya secara konsisten untuk memenuhi persyaratan customer, peraturan dan perundang-undangan

 • bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui aplikasi sistem yang efektif, termasuk proses untuk perbaikan terus menerus system dan jaminan kesesuaian persyaratan customer, peraturan, dan perundang-undangan.

Studi Penerapan ISO 9001 Pada Layanan Administrasi (Rahmat Nurcahyo, Sik Sumaedi) 157 Standar tersebut bersifat generik dan dapat diterapkan pada semua organisasi, terlepas dari tipe, ukuran, dan produk yang diberikannya (ISO 9001, 2008). Dalam kaitan tersebut, ISO 9001 dapat pula diterapkan oleh PT sebagai kerangka sistem manajemen mutunya.

 Upaya penerapan ISO 9001 pada PT dapat dilihat sebagai sebuah langkah untuk memberikan tata kelola yang baik, meraih praktek pendidikan “excellent”, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan memberikan respon yang lebih baik pada kebutuhan industri (Beaver, 1994; Deshield et al., 2005; Eriksen, 1995; Ho & Wearn, 1995; Othman & Abdullah, 2007). Van den Berghe (1997) menyebutkan beberapa motif utama organisasi pendidikan menerapkan ISO 9001 yaitu:

• Promosi bahwa organisasi memiliki image bermutu tinggi, visibilitas yang tinggi, dan kredibilitas

 • Respon pada faktor eksternal

• Mengembangkan sistem jaminan mutu secara keseluruhan

• Peningkatan pada beberapa kegiatan organisasi yang spesifik

 Adopsi SMM bagi sebuah PT haruslah sebuah keputusan strategis pimpinan PT. Hal ini disebabkan rancangan dan penerapan SMM organisasi dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu (ISO 9001, 2008)

a. lingkungan organisasi, perubahan pada lingkungan tersebut, dan risiko terkait dengan lingkungan tersebut.

b. kebutuhan-kebutuhan organisasi

 c. sasaran-sasaran organisasi

d. produk yang diberikan

 e. proses yang dikerjakan

f. struktur dan ukuran organisasi

Dalam konteks PT, ISO telah mengeluarkan standar intrepretasi ISO 9001 yang dapat digunakan untuk merancang sistem manajemen mutu sebuah PT yaitu IWA 2. IWA 2 merinci bagaimana aplikasi persyaratanpersyaratan ISO 9001 dalam konteks sebuah organisasi pendidikan. Meskipun demikian, apabila dikaitkan dengan lingkup layanan PT, standar tersebut lebih terfokus pada layanan akademik sehingga kurang sesuai untuk PT yang ingin menerapkan ISO 9001 pada layanan administrasi saja.

PENERAPAN

• Motivasi PT XYZ dalam menerapkan ISO 9001 pada jasa administrasi bersifat motivasi eksternal. Dalam kaitan tersebut, pemilihan jasa tersebut sebagai lingkup sertifikasi disebabkan kepentingan PT XYZ untuk memperoleh sertifikat ISO 9001 dengan cara yang lebih mudah dan pengorbanan biaya maupun sumber daya manusia yang lebih sedikit.

 • Rancangan ISO 9001 pada jasa administrasi PT XYZ bersifat minimalis. Dalam konteks proses, terdiri atas tiga proses yaitu proses inti, proses pendukung, dan proses manajemen dimana perancanagan pada konteks tersebut lebih mengarah pada pemetaan proses yang sudah dilakukan ketimbang memperbaiki. Dalam konteks dokumentasi, terdiri atas tiga level dokumen yaitu pedoman mutu, prosedur, dan instruksi kerja. Dokumentasi lebih bersifat penyeragaman penulisan atas mekanisme-mekanisme yang telah ada sebelumnya. Struktur organisasi terdiri atas MR, DC, dan tim audit internal. Sistem perbaikan berkelanjutan sesuai dengan persyaratan minimal ISO 9001 terdiri atas pembuatan prosedur pengendalian ketidaksesuaian, prosedur tindakan Motif Penerapan Kendala Rancangan ISO 9001 Jurnal Standardisasi Vol. 13, No. 3 Tahun 2011: 155 - 162 162 perbaikan, prosedur tindakan pencegahan, kegiatan audit mutu internal dan rapat tinjauan manajemen.

 • Hubungan antara motif penerapan dan rancangan sistem manajemen mutu berbasis ISO 9001 dapat digambarkan dalam gambar 2. Motif penerapan akan mempengaruhi kendala-kendala yang timbul dalam proses perancangan. Kendalakendala yang timbul akan mendorong bagaimana rancangan sebuah sistem manajemen mutu.

Sumber : Nurcahyo, R. & Sumaedi, S. (2011). STUDI PENERAPAN ISO 9001 PADA LAYANAN ADMINISTRASI DI PERGURUAN TINGGI XYZ. Jurusan Teknik Industri Universitas Indonesia